Ngày nay với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, việc ứng dụng phần mềm trong quản lý khách sạn, nhà nghỉ trở nên dễ dàng và thuận tiện rất nhiều. Vậy khách sạn, nhà nghỉ có nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn không.

tư vấn: 0945050989

Hiện nay ở Việt Nam có hơn 90% khách sạn từ 3 sao trở xuống, và rất nhiều cơ sở lưu trú nhỏ không đăng ký cấp sao. Nhiều khách sạn, nhà nghỉ hoạt động từ thời máy vi tính còn chưa có hoặc có rất ít, các công việc quản lý khách sạn, nhà nghỉ chủ yếu dựa trên sổ sách ghi chép thu chi hàng ngày. Quản lý bằng sổ sách có nhiều nhược điểm như mất nhiều thời gian tính tiền và tính toán thu chi trong ngày, dễ tính nhầm, dễ bị thất thoát, mất mát, không tạo được niềm tin với khách hàng.

Nhưng đến những năm cuối thế kỷ 20 (1997) khi Internet vào Việt Nam và máy tính cá nhân phát triển mạnh, các giải pháp quản lý được phát triển trên Word, Excel, Foxbase, Foxpro, Access, VB,... việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý đã giúp tăng năng suất lao động lên rất nhiều.

Chúng ta đang sống trong kỷ nguyên số, máy tính cá nhân, laptop, iPad, các dòng điện thoại thông minh đã tạo ra cuộc cách mạng công nghệ mới, mang đến nhiều sự lựa chọn quản lý cho các mô hình khách sạn, nhà nghỉ khác nhau. Tùy vào quy mô của cơ sở lưu trú mà lựa chọn giải pháp quản lý phù hợp.

Mỗi giải pháp đều có ưu, nhược điểm riêng, nhưng với sự phát triển nhanh mạnh của hạ tầng mạng cáp quang, 3G và 4G, các giải pháp online chạy trên nền điện toán đám mây sẽ có ưu thế vượt trội và sẽ là xu thế của tương lai, vì khách hàng không cần phải lo lắng mua sắm hạ tầng máy chủ, phòng máy và được tư vấn giải pháp tối ưu.

Vậy khi đã xác định được giải pháp tốt thì sẽ cần lựa chọn nhà cung cấp giải pháp phù hợp nhất. Hiện nay trên thị trường có nhiều công ty phần mềm cung cấp các giải pháp phần mềm quản lý khách sạn online dựa trên 2 gói chính là: thuê bao và trọn gói.

Thuê bao là hình thức thanh toán theo tháng hoặc năm với số tiền cố định. Ưu điểm của hình thức này là giá rẻ. Hạn chế là không được điều chỉnh nghiệp vụ riêng, có thế nào dùng thế đó, dùng chung nhiều khách hàng cùng một cơ sở dữ liệu. Hình thức này phù hợp với những cơ sở lưu trú nhỏ, hoặc kinh doanh không ổn định.

Trọn gói là hình thức thanh toán một lần. Ưu điểm của hình thức này là có được một địa chỉ dùng riêng, cơ sở dữ liệu độc lập, được hỗ trợ điều chỉnh nghiệp vụ riêng, bảo trì nâng cấp phần mềm theo định kỳ. Hạn chế là giá thành cao hơn gói thuê bao từ 3 đến 4 lần (tùy quy mô phòng), phí online và bảo trì hàng năm. Hình thức này phù hợp với những cơ sở lưu trú kinh doanh ổn định, từ 12 phòng trở lên.

Những khách sạn được thành lập mới hiện nay có rất nhiều lợi thế khi được tiếp cận nhiều giải pháp quản lý mới và các giải pháp tư vấn giúp rút ngắn thời gian khởi động. Ở Việt Nam hiện nay, một trong số những công ty cung cấp giải pháp phần mềm quản lý khách sạn online là HBSOFT Việt Nam, là một công ty startup đã ứng dụng công nghệ mới để tin học hóa các nghiệp vụ quản lý khách sạn, nhà nghỉ theo phong cách Việt Nam. Với đội ngũ tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp, đã làm thành công cho nhiều khách sạn, nhà nghỉ tại Hà Nội, Hải Phòng, Lào Cai, Quảng Bình, Đà Nẵng, HCM,... sẽ giúp các khách hàng đang có nhu cầu ứng dụng phần mềm vào quản lý khách sạn, nhà nghỉ trở nên tin tưởng và dễ dàng.


Giải pháp quản lý phù hợp mô hình khách sạn, nhà nghỉ, căn hộ cho thuê, cơ sở massage từ 10 đến 100 phòng, từ 3 sao trở xuống. Với phương châm "Đơn giản tối thiểu, hiệu quả tối đa", HBSOFT HOTEL sẽ là một lựa chọn phù hợp, dễ sử dụng, giao diện thân thiện, dịch vụ sau bán hàng tốt, nhiệt tình.

Tính năng HBSOFT HOTEL

1) Phân hệ đặt phòng: 

• Đặt phòng cho khách lẻ, khách đoàn theo khoảng thời gian.
• Đặt phòng theo tour hoặc đại lý du lịch.
• Nhận biết và hiển thị trực quan trạng thái đặt phòng trên sơ đồ timeline (room plan).
• Quản lý kiểm tra phòng được đặt trước còn trống (check availbility).
• Quản lý và in danh sách khách đặt phòng.
• Thống kê khách đặt phòng.
• Nhập dịch vụ (tour) trước vào phòng đặt.
• Đến ngày nhận phòng tự động hiển thị trên sơ đồ phòng (room map).

• Nhận phòng, trả phòng cho khách lẻ và khách đoàn nhanh.
• Mô hình hóa đoàn khách trên sơ đồ phòng (room map).
• Nhận biết tình trạng phòng bằng màu sắc.
• Tự động gán giá phòng khi nhận phòng.
• Có thể sửa giá phòng. (có tham số cho sửa hoặc không).
• Quản lý hình thức nghỉ: ngày đêm, qua đêm và nghỉ giờ.
• Quản lý danh sách khách hàng trong phòng.
• Có bảng kê khai báo tạm trú theo mẫu.
• Kết xuất bảng kê khách lưu trú cho công an (PA72) luutru.cahn.vn
• Quản lý tài sản của khách.
• Quản lý thu, chi.
• Quản lý dịch vụ (minibar).
• Quản lý giao ca nhân viên.
• Đầy đủ các nghiệp vụ và tiện ích của lễ tân.

• Đổi phòng theo yêu cầu của khách.
• Khi đổi phòng chuyển dịch vụ sang nếu có.
• Có thể thêm phòng vào đoàn.
• Thanh toán trước một hoặc nhiều phòng trong đoàn.
• Thanh toán hộ khách lẻ.
• Kiểm tra dọn phòng.
• Quản lý minibar và tài sản trong phòng.

• Khả năng chuyển dịch vụ qua phòng, chuyển một phần hoặc tất cả.
• Khả năng thanh toán dịch vụ trước, thanh toán một phần hoặc tất cả.
• Dịch vụ tự động xuất kho, trả lại tự động nhập kho.
• Xuất kho bán ngoài (khách vãng lai hoặc nội bộ).
• Quản lý nhập xuất tồn kho dịch vụ (minibar).

• Quản lý danh sách hàng hóa, cơ sở giặt là.
• Quản lý giặt là với cơ sở giặt là.
• Quản lý nhập, xuất giặt là.
• Quản lý nhập xuất tồn kho giặt là.

• Quản lý đại lý du lịch, công ty lữ hành.
• Quản lý tỷ lệ phần trăm để đối chiếu công nợ.
• Quản lý thống kê nguồn khách từ đại lý du lịch.

• Quản lý tính cước điện thoại theo phòng.
• Quản lý các đầu số trong nước và quốc tế.
• Cấu hình nhiều tổng đài tập trung dữ liệu về một nơi.
• Hiển thị các số điện thoại nội bộ, phòng.
• Cập nhật lại được các thông tin cuộc gọi.
• Tự động tính tiền và hiển thị cước điện thoại trên phiếu thanh toán phòng.
• Chuyển cước từ lễ tân về phòng và ngược lại.
• Đầy đủ các báo cáo về cước điện thoại.

• Quản lý được nhiều khách sạn (chuỗi).
• Quản lý được nhiều tòa nhà cùng một khách sạn.
• Chia sẻ thông tin danh sách khách hàng dùng chung cho nhiều khách sạn.
• Phân quyền người dùng khoa học, chặt chẽ.
• Phân quyền gì nhìn thấy quyền đó.
• Khả năng chặn địa chỉ IP người dùng.
• Tại một thời điểm có thể chặn chỉ một lễ tân được làm việc (chặn fake IP).
• Quản lý nhật ký người dùng (log), thao tác người sử dụng.
• Quản lý thời gian làm việc của nhân viên.
• Khả năng kết nối module chấm công vân tay.
• Đầy đủ các tiện ích và báo cáo quản lý.

• Phiếu thanh toán.
• Phiếu thanh toán VAT.
• Quản lý hóa đơn VAT.
• Báo cáo chi tiết công nợ.
• Báo cáo doanh thu tổng hợp.
• Báo cáo doanh thu thuê phòng.
• Báo cáo doanh thu dịch vụ.
• Báo cáo doanh thu cước điện thoại.
• Báo cáo tần suất phòng theo năm, tháng, tuần và ngày.
• Báo cáo xuất nhập tồn kho dịch vụ minibar, giặt là.
• Chấm công và bảng lương nhân viên.
• Báo cáo thống kê lượt khách nghỉ.
• Báo cáo thống kê đại lý du lịch.
• Báo cáo thống kê khách lưu trú.
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
• Báo cáo tổng hợp nhiều khách sạn.
• đầy đủ báo cáo nghiệp vụ quản lý.
• In báo cáo trên khổ giấy: A4, A5 dọc, A5 ngang, A6.
• Xuất báo cáo ra định dạng: Excel, Word, PDF, Crystal Report, Rich text format.

• Và cuối cùng, tính năng quan trọng nhất là được cập nhật nhiều tính năng mới trong quá trình sử dụng, đảm bảo khách hàng được sử dụng sản phẩm tốt nhất ở mọi thời điểm.

Đối tượng sử dụng phần mềm quản ký khách sạn HBSOFT HOTEL

• Khách sạn (Hotel).
• Khu nghỉ dưỡng (Resort).
• Căn hộ cho thuê (Apartment).

Liên hệ tư vấn và đặt mua phần mềm quản lý khách sạn

CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM HBSOFT VIỆT NAM
Địa chỉ: Tầng 2, 664 Nguyễn Văn Cừ, Long Biên, Hà Nội.
Điện thoại: 04.38779126 - Fax: 04.38772131
Email: info@hbsoft.vn
Website: http://hbsoft.vn

HỖ TRỢ KỸ THUẬT
Sơn Hải
Điện thoại: 0945050989